IT INVENTORY SOLUTION
SOLUSI IT INVENTORY
TANPA REINVESTASI
Permasalahan IT Inventory umumnya karena sistem hanya dijadikan sebagai persyaratan Kawasan Berikat, sehingga implementasinya tidak didasarkan pada kesesuaian dengan proses bisnis dan sistem operasional perusahaan. Akibatnya, sistem yang telah dibangun atau dibeli tidak dapat digunakan secara optimal, berjalan terpisah, atau tidak digunakan karena perusahaan telah memiliki ERP atau sistem internal yang digunakan dalam kegiatan operasional.
Perusahaan telah mengeluarkan biaya untuk pengadaan dan implementasi IT Inventory, namun sistem yang dibangun atau dibeli belum dapat digunakan secara optimal. Bahkan, ada perusahaan yang kembali membeli sistem baru karena IT Inventory yang digunakan dinilai belum memenuhi kebutuhan pengendalian Kawasan Berikat, namun kembali menghadapi permasalahan yang sama karena sistem yang dibeli tidak sesuai dengan proses bisnis dan sistem operasional perusahaan.
APKB membantu perusahaan mengoptimalkan pemanfaatan IT Inventory yang telah dimiliki tanpa harus melakukan reinvestasi, melalui dukungan vendor terpercaya yang memahami kebutuhan operasional serta ketentuan Kawasan Berikat untuk memastikan sistem dapat diterapkan sesuai dengan proses bisnis, sistem operasional, struktur data, dan kebutuhan pengendalian perusahaan.
KATEGORI SISTEM
TINGKAT INTEGRASI IT INVENTORY
IT Inventory dapat diterapkan dalam beberapa bentuk berdasarkan tingkat integrasinya dengan Sistem Informasi Akuntansi perusahaan.
01. KATEGORI A
Integrated System, dimana IT Inventory menjadi bagian dari Sistem Informasi Akuntansi dalam satu sistem yang terintegrasi.
02. KATEGORI B
Mirroring Database atau Interface, dimana IT Inventory dan SIA menggunakan sistem berbeda namun terhubung melalui basis data atau interface.
03. KATEGORI C
Standalone System, dimana IT Inventory dan Sistem Informasi Akuntansi berdiri sendiri serta belum terintegrasi.
IT Inventory yang berdaya guna merupakan sistem pengelolaan persediaan yang terintegrasi dengan Sistem Informasi Akuntansi dan proses bisnis perusahaan untuk menghasilkan data yang Valid, Lengkap, Akurat, Real Time, dan Traceable (VALART).
01. PENCATATAN TRANSAKSI
Setiap pemasukan, pengeluaran, perpindahan, dan penggunaan barang dicatat berdasarkan kondisi serta pergerakan fisik yang sebenarnya.
02. KEANDALAN DATA
Data dikelola berdasarkan prinsip VALART, yaitu Valid, Lengkap, Akurat, Real Time, dan Traceable sehingga informasi persediaan dapat diandalkan.
03. INTEGRASI SISTEM
IT Inventory terhubung dengan Sistem Informasi Akuntansi dan proses bisnis sehingga transaksi barang dapat direkonsiliasi dengan transaksi keuangan.
04. TRACEABILITY
Asal, pergerakan, posisi, dan penggunaan barang dapat ditelusuri melalui kode barang, satuan, proses produksi, serta dokumen kepabeanan yang terkait.
05. PENGENDALIAN INTERNAL
Pelaksanaan didukung oleh SDM, SOP, otorisasi, audit trail, serta pengendalian internal yang memadai untuk menjaga konsistensi dan keandalan transaksi.
06. EVALUASI & EFISIENSI
Sistem dievaluasi secara berkala untuk memastikan kesesuaiannya dengan proses bisnis, mendukung perbaikan berkelanjutan, serta mengoptimalkan sistem yang telah dimiliki perusahaan.
PENGENDALIAN SISTEM
MENJAGA KEAMANAN DAN AKUNTABILITAS DATA
Sistem perlu didukung oleh pengendalian internal yang memastikan setiap aktivitas, perubahan data, serta kewenangan pengguna dapat dipertanggungjawabkan.
01. Hak Akses
Akses pengguna dibatasi berdasarkan fungsi, kewenangan, serta tanggung jawab masing-masing.
02. Otorisasi
Kewenangan perubahan data serta akses khusus diberikan secara terbatas dan terdokumentasi.
03. Audit Trail
Sistem mencatat aktivitas pengguna, waktu perubahan, serta data yang mengalami perubahan.
04. Backup Data
Data dicadangkan secara berkala untuk menjaga ketersediaan informasi apabila terjadi gangguan sistem.
05. Arsip Historis
Data historis disimpan secara memadai serta dapat diakses kembali ketika dibutuhkan untuk pemeriksaan atau audit.
06. Infrastruktur
Sistem didukung perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, serta SDM yang sesuai dengan kebutuhan operasional.
PENGELOLAAN PERSEDIAAN
MENJAGA KESESUAIAN DATA DAN KONDISI FISIK
Pengelolaan persediaan harus mampu menjaga konsistensi antara saldo sistem, dokumen transaksi, proses produksi, serta kondisi fisik barang.
01. Stock Opname
Persediaan fisik diperiksa secara berkala dan dibandingkan dengan saldo yang tercatat dalam sistem.
02. Adjustment
Selisih persediaan ditindaklanjuti melalui mekanisme penyesuaian yang dapat ditelusuri dan dipertanggungjawabkan.
03. Bill of Material
Sistem mendukung pengelolaan hubungan antara bahan baku, proses produksi, serta barang jadi.
04. Konsumsi Aktual
Penggunaan bahan baku aktual dapat dibandingkan dengan standar konversi atau Bill of Material yang ditetapkan.
05. Mutasi Barang
Sistem mencatat mutasi bahan baku, barang jadi, WIP, barang modal, reject, scrap, serta kategori barang lainnya.
06. Rekonsiliasi
Data sistem dapat dibandingkan dengan dokumen kepabeanan, transaksi internal, serta catatan keuangan perusahaan.
NILAI TAMBAH
PENGEMBANGAN IT INVENTORY
Setelah aspek utama terpenuhi, perusahaan dapat meningkatkan nilai tambah IT Inventory melalui integrasi teknologi serta penguatan fungsi pengelolaannya.
01. Host-to-Host
Integrasi dokumen kepabeanan secara elektronik untuk meningkatkan efisiensi serta konsistensi data.
02. QR Code atau Barcode
Pemanfaatan identifikasi digital untuk meningkatkan kecepatan pencatatan serta ketertelusuran barang.
03. Fungsi Pengelola
Penguatan fungsi atau tim khusus yang bertanggung jawab atas teknologi informasi serta pengelolaan IT Inventory perusahaan.
WUJUDKAN IT INVENTORY YANG BERDAYA GUNA
Optimalkan IT Inventory Perusahaan Tanpa Harus Reinvestasi
IT Inventory Solution membantu perusahaan mengoptimalkan sistem yang telah dimiliki agar mampu menghasilkan data yang valid, lengkap, akurat, real time, dan dapat ditelusuri serta mendukung pengelolaan Kawasan Berikat. Diskusikan bersama kami jika perusahaan Anda membutuhkan:
- Analisa kondisi dan tingkat integrasi IT Inventory perusahaan
- Identifikasi gap pada data, proses, sistem, dan pengendalian internal
- Perbaikan keterhubungan IT Inventory dengan Sistem Informasi Akuntansi
- Pendampingan pengembangan IT Inventory tanpa harus melakukan reinvestasi
Konsultasikan Kebutuhan Perusahaan
Sampaikan kondisi IT Inventory perusahaan Anda. Tim APKB akan membantu menentukan ruang lingkup pengembangan dan perbaikan yang sesuai untuk perusahaan.
Penawaran disusun berdasarkan ruang lingkup, kompleksitas, dan kebutuhan aktual perusahaan.